Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento: Aprende a implementarlo en tu empresa

Cuando hablamos de gestión del conocimiento (GC) (o del inglés knowledge management) debemos pensar en un conjunto de procesos. Ellos tiene por objetivo dar soporte a la creación, la transferencia y la aplicación del conocimiento. Es una forma de diseminar conocimientos necesarios para todas las tareas relacionadas al mercado en el que la empresa actúa. Siempre visualizando el cumplimiento y mejora constante de estas actividades.

Para que esta práctica sea efectiva, la compañía necesita de algunos requisitos. Generar conocimiento implica, necesariamente, poseer conocimiento acumulado para ser compartido. Para conseguir capital humano capacitado para la rutina laboral, las empresas han invertido en la formación y en la calificación de sus equipos. El foco es generar conocimiento y tecnologías capaces de agregar valor a sus marcas. En la medida que se da el desarrollo de la educación corporativa, el nivel de cultura organizacional crece. En este caso, también aumenta el conocimiento acumulado en la organización.

Proveer la infraestructura necesaria para el desarrollo de una metodología de gestión del conocimiento es otro aspecto fundamental para que esa filosofía funcione. Para obtener la aculturación dentro de la organización, el ambiente organizacional y la accesibilidad de todos los niveles de la organización a la información va a ser esencial.

Construyendo una gestión del conocimiento

Todas las iniciativas que adopte una empresa desde una mirada competitiva y que evita el reparto de conocimiento estarán yendo directamente al fracaso. La gestión del conocimiento debe actuar como facilitadora del intercambio de material, ya que el conocimiento es algo siempre inherente al ser humano. Este no va a escapar de la empresa fácilmente si es constantemente intercambiado entre los colaboradores.

Detectar el conocimiento es el primer paso para tal reparto. Para eso, es necesario saber las fuentes de conocimiento existentes, así como buscar conocimientos ocultos en datos e informaciones ya disponibles. Tal sabiduría reside principalmente dentro de la organización, pero puede venir de fuentes como clientes, proveedores, entre otros.

Gestionar documentos, información sobre educación y calificación de colaboradores, datos, números, es un trabajo que recae principalmente sobre los sectores de TI (Tecnología de la Información). El desarrollo de la tecnología proporciona herramientas (softwares) poderosas en el análisis y selección de datos relevantes al negocio.

Todos estos aspectos de la gestión del conocimiento llevan a la necesidad de una forma de evaluación y medición. Para eso, es necesario plantear formas de categorización, indexación y evaluación  de conocimiento organizacional. Este es otro punto en que el sector de TI es importante. Pues, como ya hemos dicho en este texto, su capacidad de análisis de datos es incomparable. Además de disponer de mecanismos complejos de categorización y recuperación para organizar activos de conocimiento de varias maneras.

 

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Aspectos importantes en la gestión del conocimento

El proceso más importante en la gestión del conocimiento es la reutilización del conocimiento para la creación de nuevo conocimiento. Según especialistas, este fenómeno depende principalmente de la conciencia del conocimiento. Desde su acceso y de la orientación en el proceso de reparto hasta la integridad de las fuentes. Por eso, los sistemas de TI en gestión de contenido son extremadamente importantes.

La cultura organizacional es particularmente importante en esta área. Tal ambiente debe ser modelado para propiciar el cambio constante de información. Debe privilegiar el cuestionamiento y la constante búsqueda por la innovación y evolución de los procesos. Por eso, la Gestión de Conocimiento anda conjuntamente con la corriente holística de administración, que pone en el primer plano el capital humano. La cultura es esencial porque tal circulación depende de la socialización.

 

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Mapear para planear

Otro aspecto relevante es saber planear el uso de toda la información que se tiene. El mapeamento y la forma de conocimiento ubican desde el productor intelectual hasta el receptor en el proceso de creación. Ellos deben estar involucrados en la preparación y en la reutilización de tales conocimientos. Este proceso depende de la colaboración y acceso a la información y datos relevantes por diversos niveles empresariales. La creación de conocimiento es una interacción entre sabiduría y descubrimiento. En otras palabras, es colocar el conocimiento en práctica, en consonancia con especialistas en el área. El conocimiento sólo se consolida en una organización donde haya intento y error, teoría y práctica.

Buscar fuentes externas es otra práctica de la gestión del conocimiento. La empresa puede, y debe, adquirir conocimiento externamente de clientes, proveedores, competidores, compañeros, etc. El papel de la gestión del conocimiento es buscar los canales correctos para transferir el conocimiento relevante de las asociaciones existentes para la empresa. Pero sólo eso no basta, es necesario también integrar ese conocimiento de la mejor forma posible. Para eso hace falta la interacción y la socialización, así como la implicación de compañeros en ciertos procesos organizacionales. La creación de sistemas de incentivos también puede generar activos valiosos para una organización.

 

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Gestión del conocimiento y sus objetivos

El uso del conocimiento en favor de los objetivos es un proceso que lleva en cuenta muchos factores. La identificación, la sustentación, la construcción de conocimientos, por ejemplo. La gestión de conocimiento es la principal responsable por este proceso. Identificar lo que la empresa sabe y cuál es su principal experiencia, aprovechar los activos de conocimiento de la organización, construir el know-how y los conocimientos necesarios para corresponder a los objetivos y, por fin, aislar el conocimiento obsoleto, son las principales fases del uso efectivo del conocimiento.

Para llegar a este nivel de conciencia organizacional, son necesarias algunas etapas que conllevan una fase de ajuste, en que es hecha una evaluación de las necesidades y prácticas de trabajo, de costo-beneficio, de nivel de conocimiento acumulado.

  • Aceptación: en que los colaboradores de todos los niveles perciben la necesidad de acúmular e intercambiar información;
  • Reconocimiento: en la que los operarios perciben los beneficios de la gestión del conocimiento y pasan a emplearla de manera prácticamente espontánea.

Estas etapas elevan el nivel de conciencia de todos sobre la necesidad, la validez y la efectividad de los conocimientos empleados en todos los procesos productivos de una empresa.

La gestión del conocimiento debe ser un proceso que alcanza toda la organización. Su ámbito es difícil de definir y sus efectos son muchas veces inmensurables, pero debidamente implementado, es una inversión que vale pues promueve la eficiencia, el aprendizaje, la innovación, lo que trae incontables ventajas competitivas a la organización.

La enseñanza a distancia también puede tener un papel fundamental en la gestión del conocimiento. Ella puede auxiliar la diseminación del contenido para los colaboradores de la empresa.

 

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