La calidad de un evento puede estar en riesgo debido a varios factores. Por eso, la organización de un evento merece toda la atención de tu parte. Actualmente, todos utilizamos herramientas digitales que nos ayudan en la planeación de nuestro día a día y a optimizar nuestro tiempo. Con los demás asuntos profesionales no podría ser de otra manera, y eso aplica también en el caso de la organización de eventos.

Si pretendes iniciar con la planeación de un evento en breve, este artículo es fundamental para ti. ¡Léelo hasta el final y conoce las herramientas para la organización de eventos que van a facilitarte la vida!

 

 

ferramentas para organização de eventos

 

Las herramientas más utilizadas

Evento oficial en Facebook

Basta con entrar a Facebook por 5 minutos para ser impactado por algún tipo de evento, bien sea que te hayan invitado o debido al interés de tus amigos. Los eventos oficiales de Facebook son una de las herramientas para la organización de eventos más efectivas que son de gran ayuda para quien tiene que realizar esta tarea.

Para aquellos que aún son escépticos respecto a Facebook, traigo algunas de las innumerables ventajas de esta herramienta:

  • Número aproximado del total de participantes;
  • Lugar;
  • Fecha y hora;
  • Dirección a través de Google Maps;
  • Espacio de diálogo entre participantes;
  • Recordatorios;
  • Actualizaciones de evento.

También, es posible promoverlos para aumentar la probabilidad de aparecer en búsquedas, actualizaciones y timeline de las personas.

 

Evernote

Evernote es sin lugar a dudas una de las herramientas para la organización de eventos preferidas entre los gestores. Esto se debe a que la aplicación cuenta con excelentes opciones que facilitan mucho la vida de quienes la manejan. Algunas de ellas son: creación de listas de lo que quieres que ocurra en el evento, cargar contenido o compartir alguna información importante y compartir archivos con otros usuarios.

Estas funciones permiten que la delegación de funciones sea mucho más fácil, así como también el control de acceso sobre la información. Además de eso, Evernote es compatible con la mayoría de los sistemas operativos de los smartphones.

 

Super Planner

Menos popular que Evernote, pero igualmente útil. Super Planner reúne en un solo lugar diferentes funciones que prometen hacer de la planeación de tu evento un proceso más fácil.

Super Planner tiene incluso la función de cálculo de capacidad. Esto es de gran ayuda a la hora de escoger el lugar ideal para la realización del evento.

Por ejemplo, la herramienta hace la configuración de los asientos en lugares como teatros, y en función del tipo de evento, que puede ir desde una conferencia, hasta la exhibición de algún tipo de contenido en video, por ejemplo. Además, calcula la cantidad necesaria de comida y bebida de acuerdo con el número de participantes.

 

Email Marketing

Mucho más que una manera de divulgar un evento, el email marketing también puede ser considerado como parte de las herramientas para la organización de eventos. Es supremamente importante que conozcas todo lo que puedes hacer con esta herramienta.

Todos los profesionales tienen al menos un email y todos necesitan estar siempre pendientes de su bandeja de entrada. Únicamente con saber esto, ya podríamos justificar el uso del email marketing como una herramienta importante. Además, esta herramienta cuenta con beneficios como un mayor acercamiento individual con cada participante, la posibilidad de obtener datos numéricos de estas acciones y un mayor alcance en audiencia.

Por supuesto, hay eventos que no tiene cabida en esta estrategia de divulgación y es responsabilidad de cada quien escoger la estrategia que mejor se adapte al evento.

En caso de que optes por no utilizar el email marketing como estrategia para la organización de eventos, es posible utilizarlo después del evento. No, no estamos hablando de los famosos “afters”, sino sobre algún tipo de agradecimiento por la asistencia al evento o un certificado de participación (si ese fuese el caso). Incluso, puedes seguirte relacionando con las personas que reuniste en tu base de datos y ofrecer contenidos relevantes de acuerdo a sus intereses.

 

Eventbrite

Tener todos los aspectos de tu evento en un solo lugar, de manera online, ya es una realidad. Eventbrite cuenta con una lista de invitados, puedes acompañar el progreso de las tareas en tiempo real, y posee opciones de pago y atendimento integrado.

Tiene un versión para dispositivos móviles, permitiendo la movilidad de los organizadores y el check-in de los participantes previa entrada al evento. Además, los organizadores pueden tener acceso en tiempo real a los informes que se van generando.

 

Todoist

Muchas personas conocen Todoist como un simple organizador de tareas. La verdad es que no en vano agregamos esta aplicación a nuestra lista de herramientas para la organización de eventos. Todoist tiene un diseño simple, sin distracciones, que ayuda mucho en la optimización del tiempo ya que capta la atención de quien la usa.

Además de su interfaz sencilla, tiene:

  • Sincronización en tiempo real;
  • Definición de tareas;
  • Accesibilidad a las listas creadas;
  • Delegación de tareas;
  • Definición de cada paso que debe ser concluido antes de iniciar con otra tarea.

 

mobLee

¿Ya probaste todas las herramientas para la organización de eventos y ninguna se adecua a lo que necesitas? ¡Crea tu propia herramienta! Esta es la propuesta de valor de mobLee. Con esta opción, es posible darle un toque más profesional a tu evento ante los ojos de tus aliados, participantes y patrocinadores. Esta herramienta considera cada aspecto de tu evento hasta en los más mínimos detalles, y tiene funcionalidades interesantes como la lectura de las credenciales de los participantes, generando métricas de desempeño en tiempo real.

 

Esas fueron nuestras sugerencias de herramientas para la organización de eventos. ¿Conoces alguna que quieras agregar a este listado? ¡Déjanos tu comentario abajo!

 

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